In der Standardeinstellung läd Outlook nur die Mails des letzten Jahres herunter. Außerdem werden selten genutzte Mails erst bei Bedarf vom Server geladen. Dies spart lokal Speicherplatz, kostet aber im Zweifel etwas Zeit.
Mails vom Server laden
Klicke auf den angebotenen Link im entsprechenden Ordner.
"Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu "Microsoft Exchange" anzuzeigen." ist eine etwas unglückliche Formulierung, bedeutet aber Hier klicken wenn du alle Mails in diesem Ordner sehen willst.
Alte (>1 Jahr) Mails laden
Hierfür kannst du den Zeitraum anpassen, für den Outlook deine Mails herunterladen soll.
1. Klicke in Outlook auf Datei.
2. Jetzt im rechten Bereich auf Kontoeinstellungen und dann nochmal auf Kontoeinstellungen...
3. Wähle dein Mailkonto und klicke auf "Ändern..."
4. Schiebe den Balken auf die gewünschte Zeitspanne und klicke dann auf Weiter.
5. Klicke auf Vorgang abgeschlossen.